Danke, dass Sie dieses Programm zur Administration Ihrer Praxis gekauft haben!

Nehmen Sie sich zuerst etwas Zeit, um das Programm kennenzulernen. Nachher wird es Ihre wiederkehrenden Arbeiten wie Rechnungen stellen, Therapienotizen schreiben, Zahlungen kontrollieren, Mahnungen versenden, Adresslisten ausdrucken, Briefe an Krankenkassen oder Klientinnen schreiben, sehr vereinfachen und beschleunigen.

Installation und Starten des Programmes

Windows: legen Sie die CD ein, öffnen Sie Windows-Explorer und kopieren Sie den Ordner 'PsiPraxisGo!' in den Ordner 'Programme' auf Ihrer Festplatte. Öffnen Sie den Ordner 'PsiPraxisGo!' und wählen Sie alle Dateien aus. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf irgendeine der ausgewählten Dateien dieses Ordners und gehen Sie im Kontextmenu auf 'Eigenschaften'. Entfernen Sie bei den Dateiattributen das Häkchen bei 'Schreibgeschützt'. Klicken Sie auf 'Übernehmen' (nicht auf 'OK') und schliessen Sie das Feld.
Sie starten das Programm, indem Sie auf die Datei 'YPraxisGo' (Anwendung) klicken. Dies ist die Datei mit dem Programm und die Startdatei.
Sie können eine Verknüpfung machen, wenn Sie das Programm vom Schreibtisch aus starten möchten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf 'YPraxisGo' und dann mit der linken Maustaste auf ’Verknüpfung erstellen’. Ziehen Sie dann das Symbol mit dem Text ’Verknüpfung mit Y...’ auf den Schreibtisch und geben Sie ihm einen neuen Namen, indem Sie unter dem Symbol in die Schrift klicken und dann z.B. den Namen ’PsiPraxisGo!’ eingeben. Sie können nun das Praxisadministrationsprogramm vom Schreibtisch aus starten.

Mac: Legen Sie die CD ein und kopieren Sie den Ordner 'PsiPraxisGo!' auf Ihre Festplatte. Starten Sie das Programm von der Festplatte aus, indem Sie auf die Datei 'YPraxisGo' klicken. Dies ist die Datei mit dem Programm und die Startdatei.
Sie können ein Alias anlegen, wenn Sie das Programm vom Schreibtisch aus starten möchten. Halten Sie die Alt- und die Apfeltaste gedrückt und ziehen Sie das Symbol 'YPraxisGo' auf den Schreibtisch. Sie können nun das Praxisadministrationsprogramm von diesem Symbol auf dem Schreibtisch aus starten.

Das Programm ist optimiert für einen 17-Zoll-Bildschirm (oder grösser) mit der Auflösung 800x600.

Es ist sinnvoll für die Arbeit, wenn Sie die Struktur des Programms verstehen.

Das Programm 'PsiPraxisGo!' besteht aus 4 Dateien, die über die Klienten-Initialen (Referenz) miteinander verknüpft sind. Dies sind die

- Adressdatei ('Adressen')
- Rechnungsdatei ('Rechnung')
- Briefedatei ('Briefe').
- Datei für die Therapienotizen ('KG')


In der Adressdatei ('Adressen') arbeiten Sie mit den Adressdaten: erfassen und ändern von Adressen, drucken von Adresslisten, Adressettiketten, Zettelkasten-Etiketten.
Schreiben von Briefen an Klienten und an die Krankenkasse.

In der Rechnungsdatei ('Rechnung') arbeiten Sie mit den Leistungsdaten: erfassen der Leistungen, kontrollieren der Zahlungseingänge, drucken von Rechnungen und Mahnungen. Auswertungen.

In der Briefedatei ('Briefe') werden die Briefe gespeichert, die Sie an die Klientinnen schreiben.

In der Datei für die Therapienotizen ('KG') speichern Sie die Therapienotizen, die Sie zu den Klientinnen schreiben. Diese können sie anschauen und ausdrucken.

Wenn Sie das Programm starten, sehen Sie das Hauptmenu mit der Begrüssung. Folgende Optionen können Sie vom Hauptmenu aus wählen:

- Adressen erfassen, ändern; Listen
- KG schreiben
- Leistungen erfassen
- Zahlungen kontrollieren, Mahnungen
- Auswertungen


Adressen Erfassen

Auf dieser Seite geben Sie alle Adressdaten der Klientin ein:
Im Markierfeld (erstes Feld) markieren Sie den Datensatz mit 'aktuell', solange die Therapie läuft. Die anderen 5 Felder (A bis E) sind für Ihren eigenen Bedarf, um einzelnen Klienten einzelne Kriterien zuzuweisen. Wenn Sie die 5 Felder verschieden kombinieren, erhalten Sie sehr viele Varianten, nach denen Sie ihre Adressdatei ordnen und durchsuchen können.
Das Feld 'Referenz' muss ausgefüllt werden. Ich empfehle, die Initialen (z.B. die ersten 2 Buchstaben des Vornamens und die ersten 2 Buchstaben des Namens) zu benützen oder sonst eine eindeutige Kennzeichnung jedes Klienten. (Achtung: Umlaute versteht das Programm als die betreffenden Grundlaute).
Das Feld 'Herr Frau' ist für die Adresse bestimmt.
Das Feld 'Anrede' ist für die Anrede bestimmt, wenn Sie einen Brief oder eine Mahnung an die Klientin versenden wollen.
Dann kommt die Adresse. Das Feld 'Ort' setzt der Computer selber ein, wenn die Post-
leitzahl schon einmal vorgekommen ist.
Das Feld 'Betrifft' erscheint in der Rechnung fettgedruckt. Dort tragen Sie den Klientinnennamen ein und die Versicherungsnummer, wenn die Rechnung z.B. an die IV geht oder es sich um eine Kindertherapie handelt und die Rechnung an die Eltern geht. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erscheint in der Rechnung nichts.
'Empfohlen von': hier können Sie die zuweisende Stelle oder Person eintragen. Sie können eine ganze Adresse z.B. eines Arztes einsetzen. Das Feld vergrössert sich, solange es aktiv ist. Wenn sie weitergehen, nimmt es wieder die Originalgrösse an, ohne dass die eingegebenen Daten verloren sind. Das gilt für die meisten Datenfelder.
Dann kommen die Felder für den Ansatz pro Zeiteinheit. Setzen Sie hier nur die Zahl ein, ohne Punkt und Strich oder Währung. Diese Angabe braucht das Programm, wenn Sie die Leistungen erfassen (in der Rechnungsdatei).
'Bemerkungen': hier können Sie alle Daten einsetzen, die Sie sonst noch zur Adresse haben, z.B. zusätzliche Natelnummer und sonstige Bemerkungen.
'Rechnung spezial': was Sie hier eintragen, erscheint auf der Seite, auf der Sie die Leistungen erfassen, rot. Das sind Informationen für Sie selber, an die Sie denken müssen, wenn Sie Ihre Leistungen erfassen, z.B. ‘wünscht Rechnungsdoppel!‘
'Krankenkasse': in dieses Feld müssen Sie die Adresse der Krankenkasse einsetzen, wenn Sie einen Brief an die Krankenkasse senden wollen. Plus die Versicherungsnummer, wenn vorhanden.
'Adresse P': diese Adresse wird in die Rechnung und in den Klientenbrief eingesetzt. Sie können hier überprüfen, wie die Adresse aussieht. Wenn die Rechnung an eine andere als die Klientenadresse geht, müssen Sie in den Namens- und Adressfeldern die Adresse des Kostenträgers einsetzen. Unter 'Adresse P' sehen Sie, wie die Adresse auf dem Rechnungsformular aussieht. Die Klientenadresse könen Sie dann z.B. im Feld 'Bemerkungen' eintragen.
Rechts auf dem Bildschirm sehen Sie farbige Knöpfe, die Tasten. Sie haben folgende Funktionen:
Neue/r Klient/in: Pro Klientin erstellen sie einen Datensatz. Wenn Sie die Adressdaten erfassen wollen, müssen Sie zuerst hier anklicken. Sie sehen dann eine Seite mit leeren Feldern, um die Daten einzugeben. Sie können mit dem Tabulator durch die ganze Seite springen, oder Sie können die verschiedenen Felder mit der Maus anklicken, um sie zu aktivieren. Sie können nur in ein aktives Feld Daten eingeben.
Suchen: Mit dieser Taste können Sie nach allem suchen, was Sie wollen. Klicken Sie auf 'Suchen'. Das Feld 'Referenz' ist aktiv. Geben Sie die Initialen der Klientin ein und klicken Sie am linken Rand auf 'Suchen', oder betätigen Sie den Zeilenschalter. Wenn Sie die Referenz nicht mehr wissen, können Sie auch auf das Feld 'Name' klicken, dort den Namen eingeben und dann am linken Rand auf 'Suchen' klicken. Oder im Markierfeld oben die Position 'Aktuell' oder eine andere Position anklicken, und der Computer sucht nach den Datensätzen, in denen die betreffende Position markiert ist. Generell können Sie nach allem suchen, indem Sie 'Suchen' anklicken und dann das betreffende Feld durch anklicken aktivieren und die Information eingeben, nach der Sie suchen wolen. Die Suche auslösen durch die Eingabetasste oder links auf 'Suchen' klicken. Dort sehen Sie auch, wieviele Datensätze der Computer auf Ihre Suche gefunden hat.
Löschen: Mit dieser Taste löschen Sie einen ganzen Datensatz. Zu einem Datensatz gehören alle Daten, die Sie zu einer Person in der Adressdatei eingeben. Sie werden gefragt, ob Sie wirklich den ganzen Datensatz löschen wollen.
Die Anzahl der vorhandenen Datensätze wird am linken Rand oben im Datensatzbuch angezeigt. Sie können dort durch die einzelnen Datensätze durchklichen, oder Sie können den kleinen Griff rechts vom Datensatzbuch mit dem Zeiger anfassen und so (schnell) durch die Datensätze blättern.
'Brief schreiben': Mit dieser Taste wechseln Sie in die Briefedatei, das Programm erstellt einen neuen Brief-Datensatz und übernimmt die Adressdaten des Klienten, den Sie gerade auf dem Bildschirm haben, und setzt sie in das Adressfeld ein. Dazu wird das aktuelle Datum im Datumfeld eingesetzt. Das Textfeld wird aktiviert und Sie können anfangen zu schreiben. Falls Sie keinen Brief schreiben wollen, müssen Sie auf den Taste 'Löschen' klicken, damit der soeben erstellte neue Datensatz wieder gelöscht wird. Sonst haben Sie leere Datensätze in der Briefedatei.
Wenn Sie den Brief geschrieben haben (er ist auf eine Seite begrenzt), können Sie die Taste 'korrigieren' anklicken, um den Text auf Schreibfehler zu korrigieren. Dabei werden Sie nach unklaren Worten abgefragt. Sie können ein in der ersten Zeile angezeigtes fehlerhaftes Wort entweder durch ein unterhalb vorgeschlagenes Wort ersetzen (aktivieren Sie das richtige), oder Sie könen es auf der obersten Zeile korrigieren und dann auf 'Ersetzen' klicken. Sie könen auf 'Übergehen' klicken, wenn das Wort so belassen werden soll. Oder Sie können auf 'Lernen' klicken, wenn das Programm das Wort lernen soll. Mit 'Abbrechen' können Sie das Korrekturprogramm abbrechen. Mit der Taste 'drucken' können Sie den Brief an den Drucker abschicken. Mit der Taste 'zurück' kommen Sie wieder auf die Willkommens-Seite zurück.
'Drucken: Adressliste, Etiketten, Zettelkasten': Diese Taste zeigt Ihnen die Klienten-Adressliste. Von da aus haben Sie die Möglichkeit, eine Adressliste, Adressettiketten oder Etiketten für den Zettelkasten zu drucken. Sie können dabei überprüfen, ob Sie alle Datensätze verwenden wollen für den Druck. Sie können einzelne Datensätze ausschliessen mit dem kleinen '-' Zeichen links vor jeder Adresse. Dann können Sie auf eine der Tasten klicken, je nachdem, was Sie drucken wollen. Mit der Taste 'Adressliste' drucken Sie eine Adressliste. Sie können Adress-Ettiketten für einen Versand ohne Fenstercouverts drucken oder Etiketten für den Zettelkasten. Die Etikettengrösse ist eingerichtet für Etiketten mit den Massen 7 x 3,6 cm (3 Etiketten in der Breite, 8 Etiketten in der Höhe, ohne Ränder).
Auf der Seite, wo Sie die Adressdaten eingeben, können Sie eine Suchabfrage machen, bevor Sie die Taste 'Drucken: Adressliste, Etiketten, Zettelkasten' anklicken. Z.B. können Sie für eine aktuelle Adressliste nach den aktuellen Datensätzen suchen. Wenn Sie dann auf die Taste 'Drucken: Adressliste, Etiketten, Zettelkasten' klicken, werden in der Liste nur die vorher gefundenen aktuellen Datensätze angezeigt.
Krankenkasse: Normbrief, Spezialbrief: Mit dieser Taste können Sie einen Brief an die Krankenkasse ausdrucken. Wenn Sie 'Normbrief' anklicken, wird automatisch der Begleitbrief an die Krankenkasse gedruckt, mit dem Sie einen Bericht an den Vertrauensarzt einsenden. Die Daten der aktuellen Klientin, die auf dem Bildschirm sichtbar ist, werden eingesetzt. Sie müssen in diesem Datensatz das Geburtsdatum des Klienten und die Adresse der Krankenkasse eingetragen haben, sonst gibt es im Brief Fehler. Wenn Sie 'Spezialbrief' anklicken, können Sie in den Brief an die Krankenkasse Ihren eigenen Text schreiben.
Zurück: auf jeder Seite, die Sie auf Ihrem Bildschirm sehen, finden Sie diese Taste. Wenn Sie diese Taste anklicken, kommen Sie zum Hauptmenu zurück.


KG schreiben

Wenn Sie auf 'KG schreiben' klicken, wechselt das Programm in die Datei für die Therapienotizen ('KG'). Wenn Sie auf 'Schreiben' klicken, öffnet das Programm einen neuen Datensatz. Geben Sie in das blaue Feld die Referenz des Klienten ein und gehen Sie mit dem Tabulator zum nächsten Feld und geben das Datum ein. Mit dem Tabulator kommen Sie zum Textfeld, wo Sie den Text eingeben. Falls Sie keinen Eintrag machen wollen, müssen Sie den Datensatz wieder löschen, sonst haben Sie leere Datensätze in Ihrer Datei. Jeder Eintrag, den Sie zu einem Klienten machen, ist ein eigener Datensatz. Sie können eine Klientin suchen und durch die Datensätze der Klientin im Datensatzbuch blättern. Sie können die bisherigen Einträge anschauen (bei mehreren Seiten oben im Datensatzbuch durch die Seiten blättern) oder alle Einträge zu einem Klienten ausdrucken.


Leistungen erfassen

Klicken Sie auf 'Neue Rechnung'. Das Feld links oben für die Initialen ist aktiv. Geben Sie die Initialen ein und gehen Sie mit dem Tabulator weiter. Wenn die eingegebenen Initialen in der Adressdatei existieren, wird der Name des Klienten eingesetzt. Wenn der Name nicht eingesetzt wird, müssen Sie den Adress-Datensatz zuerst erfassen. Setzen Sie in der Rechnungsdatei keine Namen ein! Was sie hier einsetzen, wird auch in die Adressdatei der betreffenden Klientin geschrieben.
Im Markierfeld können Sie wieder Ihren Rechnungen einzelne Kriterien zuordnen.
Als nächstes bringt Sie der Tabulator auf 'Rechnungsdatum'. Setzen Sie hier das Datum ein, das auf der Rechnung erscheinen soll. In 'Zeitraum' setzen Sie den Zeitraum ein, den die Rechnung umfasst. Diese Angabe brauchen Sie für die Kontrolle der Zahlungen. Setzen sie den Zeitraum ein, auch wenn Sie in Ihrem Rechnungsformular diese Angabe nicht brauchen. In das Feld 'Zahlungsdatum' werden Sie das Valutadatum der Zahlung eintragen, wenn die Rechnung bezahlt wurde. In das Feld 'Zahlungen' schreiben Sie Bemerkungen, wenn eine Rechnung nicht ordnungsgemäss (z.B. nur ein Teilbetrag) bezahlt wurde. Die Angaben in diesem Feld erscheinen auch in einem neuen Rechnungs-Datensatz des betreffenden Klienten, so dass Sie sich erinnern. Wenn die Rechnung ordnungsgemäss bezahlt wurde, müssen Sie diesen Eintrag wieder löschen.
Das Feld 'Mahnungen' lassen Sie offen. Wenn Sie die Liste der offenen Rechnungen anschauen ('Zahlungen kontrollieren, Mahnungen'), könen Sie das Datum eintragen, wann Sie gemahnt haben.
In 'Was' setzen Sie ein, um welche Art von Leistung es sich handelt: Psychotherapie, Psychologische Beratung, Supervision, Gruppentherapie. Dann geht der Tabulator zu den einzelnen Sitzungsdaten und der jeweiligen Angabe, wieviele Sitzungen pro Datum stattgefunden haben. Der Ansatz wird aus der Adressdatei übernommen. Benutzen Sie für die Sitzungsdaten das kleinste Datumsformat ("21.11.00 "), damit das Kalendarium auf dem Rechnungsformular Platz hat. (Höchstens 12 Sitzungsdaten pro Rechnung!) Für die leserliche Darstellung auf dem Rechnungsformular fügen Sie an das Datum ein Komma und einen Leerschlag an.
Falls Sie das Kalendarium (die Sitzungsdaten) nicht auf dem Rechnungsformular aussgedruckt haben wollen, lassen Sie das Feld 'Datum' offen und setzen Sie nur die Gesamtzahl Sitzungen ein.
Falls Sie bei der Anzahl Sitzungen halbe Sitzungen haben, müssen Sie ausprobieren, ob Ihr System den Punkt oder das Komma benutzt ("1.5" oder "1,5").
Fals Sie Einzahlungssscheine mit Referenznummer verwenden, müssen Sie zu jedem Rechnungsdatensatz noch die Referenznummer eintragen (ESR-Nummer). Ich empfehle die normalen roten Einzahlungsscheine, da sich der zusätzliche Aufwand nicht lohnt.
Dann kommen die Angaben unter 'Bericht'. Unter 'Weiteres' und 'Weiteres 2' haben Sie 2 Positionen, wo Sie zusätzliche Leistungen erfassen können, wie z.B. 'Telefongespräch 30 Minuten' mit dem Betrag.
In 'Text Rechnung' können Sie zusätzlich etwas hineinschreiben, das dann auf dem Rechnungsformular erscheint. Das gleiche gilt für 'Text Mahnung', wenn Sie in der Mahnung einen zusätzlichen Text hineinschreiben wollen.
Wenn alle Daten erfasst sind, können Sie die Rechnung ausdrucken ('Einzelrechnung drucken'), wenn Sie die Druckereinstellungen bestätigt haben.
Wenn Sie mehrere Datensätze mit dem gleichen Rechnungsdatum erstellen, können Sie alle Rechnungen mit dem gleichen Rechnungsdatum auf einmal ausdrucken. Die Taste 'Rechnungen drucken' aktiviert das Feld 'Rechnungsdatum', wo Sie das Rechnungsdatum der Rechnungen, die Sie drucken wollen, einsetzen müssen. Bestätigen mit dem Zeilenschalter oder links auf 'fortfahren' klicken.
Auf der Seite, auf der Sie die Leistungen erfassen, sind die Felder 'Rechnungsdatum', 'Zeitraum' und 'Was' (Art der Leistung) so eingestellt, dass das Programm die Daten aus dem vorherigen Datensatz übernimmt. (Der Datensatz muss dabei aktiviert sein). Ein Datensatz ist ein Satz von Daten, die zusammengehören, z.B. alle Adressdaten zu einer Person oder die Daten von einer Rechnung. Ich gehe davon aus, dass Sie pro Rechnungsperiode mehrere Rechnungen mit gleichem Rechnungsdatum, Zeitraum und Leistungsart erstellen. Das vereinfacht die Rechnungsstellung sehr, wenn Sie diese gleichbleibenden Angaben nicht jedesmal neu eingeben müssen.


Zahlungen kontrollieren, Mahnungen

Wenn Sie eine Zahlung erhalten, klicken Sie im Hauptmenu auf 'Zahlungen kontrollieren, Mahnungen'. Sie erhalten eine Liste aller offenen Rechnungen. Im Feld 'Zahlungsdatum' setzen Sie das Valuta-Datum der erhaltenen Zahlung(en) ein.
Wenn Sie einer Klientin eine Mahnung schicken möchten, klicken Sie auf den betreffenden Namen und dann auf die Taste 'Mahnung drucken'.
Tragen Sie im Feld 'Datum Mahnung' das Datum der Mahnung ein, damit Sie wissen, wann Sie den Klienten gemahnt haben.
Zuunterst finden Sie die Summe aller offenen Rechnungen.


Auswertungen

Sie haben die Möglichkeit, sich für jeden Klienten eine Liste anzeigen zu lassen über alle Rechnungen, die Sie ihm gestellt haben.
Die Taste 'Pro Klient/in' listet alle Rechnungen auf mit der jeweiligen Anzahl Sitzungen und dem Betrag. Unten sehen Sie das Total der Sitzungen und der Summen.
Die Taste 'Pro Klient/in und Jahr' listet alle Rechnungen auf und sortiert sie nach Jahr. Bei dieser Auswertung sehen Sie die Anzahl Sitzungen pro Jahr, die Summe pro Jahr und zuunterst das Total der Sitzungen und der Beträge über alle Jahre.
Beachten Sie bitte, dass bei der Anzahl Sitzungen nur die Sitzungen erscheinen, die Sie im Feld unter 'Einzelsitzungen' eingeben. Was Sie unter 'Weiteres' eingeben, wird nur in der Summe des Betrages dazugezählt, nicht in der Anzahl Sitzungen.
Das heisst auch, dass der Betrag nicht genau mit der Anzahl Sitzungen übereinstimmt, wenn Sie noch weitere Leistungen unter 'Weiteres' verrechnet haben.
Geben Sie im Feld 'Referenz' die Klientenreferenz ein und gehen Sie weiter mit dem Zeilenschalter oder klicken Sie auf 'suchen' oder links auf 'fortfahren'. Sie kommen zurück zum Auswertungsmenu mit dem Zeilenschalter oder links mit 'fortfahren'.
Wenn Sie die Auswertung ausdrucken wollen, klicken Sie auf 'drucken'. Geben Sie im Feld 'Referenz' die Klientenreferenz ein. Sie erhalten den Dialog zum Papierformat und den Druckerdialog. Dann sind Sie wieder beim Menu 'Auswertungen'.
Mit der Auswertung 'pro Rechnungsdatum' können Sie eine Liste aller gestellten Rechnungen pro Abrechnungsperiode (mit dem identischen Rechnungsdatum) anzeigen lassen, mit der Summe der Beträge.
Unter 'Gesamtauswertung nach Jahr' können Sie sich Ihren Gesamtumsatz sortiert nach Jahr anzeigen lassen. So habe Sie auf einen Blick die Übersicht über die Umsatzentwicklung.


Optionen

Das Programm bietet sehr verschiedene Optionen, die Sie wahrscheinlich nicht alle auf Anhieb nutzen werden, vor allem, wenn Sie erst daran sind, sich in das Programm einzuarbeiten. Ich empfehle Ihnen, dass Sie zuerst die Grundfunktionen nutzen. Mit der Zeit werden Sie weitere Funktionen nutzen wollen. Gehen Sie dann die Anleitung nochmals durch und erschliessen Sie sich die weiteren Möglichkeiten, die das Programm noch bietet.


Support

Falls Fragen und Unklarheiten auftreten sollten, die Sie auch mit Hilfe dieser Beschreibung nicht selber lösen können, können Sie mich telefonisch erreichen.

Ich bin oft am Donnerstag und Freitag erreichbar unter der Telefonnummer
041 281 11 55 oder unter meiner Email-Adresse o.loser@bluewin.ch